Notas comerciais

Pessoal...

Num esforço conjunto, a Cristina, do marketing, e a Rosângela, do comercial, levantaram ontem um assunto que nós três vínhamos conversando há algum tempo e que estava parado: as notas comerciais. A idéia desse tópico é levantarmos idéias para um manual de regras a respeito. Tudo o que for debatido aqui terá sua viabilidade analisada e, pode virar realidade. Vamos investir aqui nossa criatividade para buscarmos soluções que possam facilitar a nossa vida, e que possam melhorar a produção, as necessidades comerciais, e a qualidade das revistas que fazemos.
Temos algumas regras do debate que precisamos seguir. Não devemos discutir quantidade de notas. Devemos discutir o processo, a forma como fazemos, os problemas de contato com o cliente e a comunicação com os vendedores. Outro ponto é que o que está em discussão aqui são as notas de seção fixa. As notas de feiras seguem outra linha de uso comercial, e poderão ser debatidas no futuro.

Sei que ninguém segue ao pé da letra as regras atuais, e sei também que a maioria de vocês sabe o que fazer em relação às notas pelas orientações dos editores, mas que não a conhecem a existência das regras formalmente.
Mas agora vamos fechar esse assunto com a participação de todos. Abaixo, descrevi alguns problemas (editei segundo a realidade atual um arquivo de uma regra que vem da época da Araceli). Nos posts seguintes, inclui algumas idéias que foram debatidas ontem (entre Cristina, Rosângela, Maurício e Zanei).

O debate encerra dia 03 de setembro, próxima quarta-feira

Problemas existentes:
- Os vendedores pedirem uma nota ou matéria, alguns dias depois pedir para retirá-la.
- Dificuldade em encontrar os clientes.
- O jornalista gasta tempo tentando inúmeras vezes fazer o contato, ouvindo o vendedor responsável dizer que “Eles têm que entrar! Eles são os mais importantes. Dê um jeito! É impossível uma edição sem eles! Está no contrato! Eles têm que entrar, vocês têm que dar um jeito!”.
- Dificuldade em conseguir o retorno dos clientes, mesmo quando eles são encontrados
- Vendedor solicita uma nota para alguma seção específica. Quando o jornalista liga para o cliente, este nem imagina sobre o que vai falar. Às vezes, nem sabe que tinha direito a uma nota.
- O comercial insiste para publicar determinada foto mas quando a entrevista é feita essa foto não é condizente com a notícia!
- Pedido de troca de fotos de material já diagramado

Procedimentos:
- O procedimento do jornalista passa a ser padronizado, válido para todas as revistas e todos os clientes: definido o nome do cliente que deve ser ouvido (que deve ser passado para a editoria com nome do contato, telefone e e-mail), o jornalismo liga para o cliente.
Se não conseguir falar, envia-se um e-mail. Se não obtiver resposta, liga novamente. Se mesmo assim não houver um retorno, um último email é mandado para lembrá-lo do prazo final.
- A lista de empresas a serem ouvidas deve ser enviada antecipadamente.
Este prazo passa a ser de, no máximo, 10 dias antes do fechamento comercial.
- Fica estabelecida uma divisão de número máximo e mínimo de notas por sucursal. O critério de quantidade pode ser estabelecido com base em metas de sucursal e/ou média de vendas efetivadas, ou ainda outro estabelecido pela própria direção comercial.

A divisão estabelecida é a seguinte:

1) Lojista Empresas e empresários SP – 6 notas, sendo 1 para a capital PR – 3 notas MG – 3 notas RS – 2 notas SC – 2 notas	Móvel News SP – 3 notas PR – 3 notas MG – 2 notas RS – 2 notas SC – 2 notas
2) Decore Decore In SP – 1 nota (capital ou interior) PR/SC – 1 nota MG – 1 nota RS – 2 notas	Decore Press SP – 1 nota (capital ou interior) PR – 1 nota SC – 1 nota MG – 2 nota RS – 4 notas	Complementos SP – 3 notas
3) Formóbile Painel SP – 4 notas (1 é do interior) RS – 4 notas PR – 2 notas SC – 2 notas	Mercado e Negócios SP – 4 notas RS – 4 notas PR – 1 notas SC – 1 notas
4) Sob Medida Lançamentos SP – 2 notas RS – 1 notas PR – 1 notas SC – 1 notas	Fique por dentro SP – 3 notas RS – 2 notas PR – 1 notas SC – 1 notas	Revendas pelo Brasil SP – 1 nota RS – 1 nota PR – 1 nota SC – 1 nota

4) Em especiais de pólos, segmentos, cobertura de feiras, etc... fica oficialmente estabelecido o critério de que só entra na edição quem está anunciando.

Agora, o que levantamos ontem:
- A lista de empresas deve ser passada com os 10 dias de antecedência para a Rosângela.

- Não vamos repetir notas de clientes na mesma edição. Se houver uma cobertura de feiras, deverá ser indicada outra empresa

- Precisamos pensar em uma forma de evitar que a foto da nota seja igual à foto do anúncio



Agora é com todos...
Participem pessoal!

PESSOAL, AQUI ESSE PROCESSO É O SEGUINTE:

O comercial, quando vai vender, como forma de tentar "fazer o cliente comprar", muitas vezes, eles acabam utilizando as notinhas como forma de alcançar esse objetivo. Eles têm o hábito de colocar nos contratos as notinhas, e, se for o caso, a edição na qual deve ser publicada.

Eu mantenho uma planilha que atualizo conforme os vendedores vão me passando, a qual contém as notas programadas nos contratos.

Acontece que, não só as notas constantes nos contratos acabam entrando. Para fechar as cotas, eles acabam colocando notas que não estão programadas em contrato. Muitas vezes, acontece de eu não conseguir entrar em contato (por fatores diversos) com a pessoa responsável pela nota, e a nota cai, sendo trocada.

com base nisso, podemos discutir algumas ações que vcs achem interessantes para facilitar o processo para nós, e talvez, também para os colegas do comercial.

abraços
Paz e Luz

Que legal que teremos essa discussão, acho que vai facilitar MUITO o nosso trabalho.

Por enquanto, não tive nenhuma idéia de sugestão, mas acho importante destacar dois pontos:

1º- Um dos problemas que atrasam bastante nossa vida é quando o e-mail do contato vem errado. Muitas vezes o e-mail que recebemos, por exemplo, é comercial@empresa.com.br. Sendo que a pessoa indicada tem o email fulano@empresa.com.br. Até descobrirmos que a pessoa indicada não leu o e-mail (a confusão é maior ainda quando recebemos a confirmação de leitura da mensagem), perde-se um tempão. E não adianta, muitas pessoas são impossíveis de serem encontradas via telefone.

Então vale ressaltarmos, talvez com os vendedores, a importância do e-mail ser realmente do contato.

2º- Em relação à foto da nota, concordo que é melhor não repetir a foto do anúncio. Mas, por experiência própria, sei que muitas vezes essa é a única solução para conseguirmos a bendita imagem. Acho que uma maneira de evitarmos esse problema é frisando sempre ao cliente que a nota é uma chance dele mostrar algo extra, algo que não saiu no anúncio, mas que também merece destaque.

Assim ó: antes de mais nada, acredito que deveria existir um treinamento junto aos vendedores que poderia partir do próprio Jornalismo. Deveriam ter hábito (um procedimento habitual de venda), saber na ponta da língua a expressar, de uma forma clara, ao cliente o que é um ANÚNCIO e o que é uma NOTA COMERCIAL feita pelo JORNALISMO.
Após isso, com a nota agendada, o vendedor deveria ter como regra passar para o editor (naquele PRAZO estipulado): o NOME da empresa (razão social e fantasia), o TELEFONE, a PESSOA responsável por passar as INFORMAÇÕES PERTINENTES À NOTA, o E-MAIL desta pessoa e, sem nenhuma dúvida, o ASSUNTO e a SEÇÃO em que estas notas devem ser inseridas. Não gostei muito daquelas solicitações via CRM, por achar incompletas as informações que nos são passadas por este método.
Por fim, se não houver condições de fazer a nota para aquela edição em que estava prevista, deveria existir uma regra, como, por exemplo, o cliente ter direito a ela daqui, sei lá, duas edições. Isso porque acho uma sacanagem ter que ligar mais uma vez para aquele cliente que NUNCA responde no mês seguinte, tendo a certeza de que ele não vai mais responder. Muitas vezes, eles não retornam porque têm liberdade, sabem que vão ter espaço na edição seguinte e não deveria ser assim, NA MINHA OPINIÃO.
Amém.

Olá,
para evitar esses problemas levantados, a primeira sugestão que tenho já apontada pela Andreia. Deve haver um treinamento do comercial para que ele explique corretamente para o seu cliente o que é o quê.

Outra coisa é eleger uma pessoa da matriz (Rosângela, Cristina, Maurício, ou outro) para ser um "filtro", uma ponte, do comercial com o jornalismo. Assim, qualquer nota que tenha que entrar, reclamação, pedido, etc, deve ser passado para essa pessoa que então repassa ao jornalista. Porque, muitas vezes, um vendedor de uma sucursal entrou em contato comigo para dizer que "tinha que falar isso", ou "tinha que falar aquilo" e eu nem sabia do que se tratava e era a maior confusão.

Uma terceira coisa importante é indicar a pessoa certa para falar na empresa, com celular, inclusive. Comigo ocorreu de eu ligar para a empresa pedindo para falar com a pessoa que o vendedor tinha indicado e me dizerem que tal pessoa havia sido indicada erroneamente, me passando para uma terceira pessoa. Quase sempre esta terceira pessoa também não sabia do que se tratava e achava que a nota que eu queria fazer teria um custo extra. Ou seja, causava uma confusão e eu acabava tendo que explicar que se tratava de algo sem custo para ele, que iria para a seção editorial. Esse papel de explicar as diferenças é do comercial. É claro que nos contatos por e-mail e telefone frizaremos isso novamente, mas a função de "educar" o cliente deve ser do vendedor.

Abraços,

Não tenho muita experiência com notas comerciais, mas quando fiz tive muita dificuldade com clientes que nem sabiam que tinham espaço em alguma seção, ou que não tinham assunto pré-definido pra nota. Eu sei que o nosso trabalho como jornalistas é descobrir onde está a notícia, mas os clientes não nos ajudam muito neste sentido. Só nos enrolam e enrolam... Até a gente conseguir encontrar o assunto, já se foi o prazo..

Não sei bem como o comercial "vende" essas notas, mas acho que deveriam deixar bem claro que é importante que respondam no prazo, pra evitar que as revistas atrasem (e a nossa dor de cabeça, ligando duas vezes ao dia pra cada cliente).

Acho que podíamos elaborar um formulário padrão que deveria ser usado tanto pelo comercial quanto pelo jornalismo - neste formulário, o vendedor preencheria os contatos da empresa, como telefone, cidade e etc, o nome da pessoa que deve ser contactada por algum jornalista, a revista, edição e seção na qual a nota entraria... Feito isso, o vendedor repassa as informações ao editor da revista, que inclui já desta maneira na "palta" (perdi a piada, mas to usando tb).

Outra coisa que acho necessária é que o prazo para solicitação de inclusão de notas em determinada edição seja REALMENTE respeitado... Sabemos que esse prazo existe desde sempre, mas é comum entrarem notas quando metade da revista já está fechada. Se passou o prazo, fica para a próxima.

Realmente, todos os problemas citados anteriormente acontecem com freqüência, ou seja, toda a edição é a mesma coisa. Cliente não responde, não nos atende, enfim acaba nos deixando na mão, sendo que o interesse pela nota deveria partir deles. Acho que o primeiro passo a ser tomado é o que a Andreia citou anteriormente, o comercial avisar ao seu cliente se ele está disposto a participar, o assunto que seria interessante abordar na revista e que se trata de uma seção editorial, ou seja, não terá custos para ele. Sempre quando o cliente é avisado, o retorno é muito melhor. A antecedência em mandar os contatos para as notas também é muito importante para que o cliente tenha um prazo maior para nos mandar o material.
Sei que aqui é só para debatermos sobre as seções comerciais, mas gostaria de colocar em pauta a seção de Cartas. Tenho "sofrido" para fazer tanto as da Baby como as da Lojista. Além disso, desde que entrei na revista se recebemos duas cartas foi muito! Podemos pensar nisso para um debate futuro quem sabe!

Então, o que sempre acontece comigo é que demoro dias (em alguns casos, dependendo do prazo, semanas) para conseguir falar com o cliente (mesmo fazendo todas as tentativas que o Mauricio estipulou: ligar, mandar email, ligar de novo, etc). Quando finalmente consigo, já está perto do prazo final e ele ainda solta "não tenho interesse em participar". Aí tenho que sair desesperada atrás de uma outra empresa para colocar no lugar. E fica uma situação muito chata porque aí ligo para esta segunda empresa e digo que tem 1 dia para me responder. E a gente sabe que tem uma grande burocracia por trás dessas notas: o marketing passa para a diretoria, que passa a presidência, que manda para a agência de criação, e assim vai...
E há uma diferença de comportamento em alguns revistas: na Lojista, por exemplo, tenho que fazer o que citei acima. Já na Sob, posso "desencanar" das notas quando os clientes não respondem até o prazo estipulado.
Acho então que deveria ser estipulado as regras para todas as revistas: vamos atrás das notas de qualquer jeito, ou esperamos até o prazo e depois disso "tchau e bença"?

A piada da "palta" é com a Paula, mas eu explico: PALTA, no Chile, é uma receita maluca com abacate, azeite, limão e sal [quem agüenta comer abacate salgado? Sério... só no Chile mesmo! Agora, estou imaginando a Marina e a Francine pensando "sério, Andreia, quem agüenta COMER ABACATE?". Rafa, por favor me defenda!!!] e um belo dia a Paula recebeu um e-mail com a solicitação de envio de palta - escrito assim mesmo. O apelido pegou. Assim como não sei quem e não sei quando escreveu Lead para se referir à nossa querida editora "Lidi"ane... ã ã ã

Pessoal... Tá muito legal esse debate aqui...
Várias idéias estão saindo... Gostei da idéia do formulário e também da argumentação com o cliente de "mostrar algo extra, que não está no anúncio" pra evitar a repetição de imagens... Muito bom mesmo!

Tbm estou achando o debate muito bom. Vale o treinamento, a conscientização, o jogo de cintura. Enfim, precisamos reforçar a importância das notas, tanto para o cliente como para o leitor.

acho que a Andréia resumiu bem o que precisa ser feito. só para reforçar: o "treinamento" dos clientes por parte dos vendedores é fundamental, explicando que é um espaço de notas e não um anúncio e a importância de cumprir prazos.

é importante que a equipe do comercial também cumpra os prazos passando os contatos dos clientes até a data estabelecida pelo editor.

para mim, se o comercial não passa o contato no prazo ou se o cliente não responde no prazo, deve ficar de fora.

é o "desencana" citado pela Vanessa (rsos!)

Acredito que este seja um espaço livre para livres sugestões. Se não for dessa maneira, por gentileza, deletem o que for proposto rsrsrsrs.

Enquanto lia tudo que foi postado pensei que talvez devêssemos pensar em mudar o formato de como se fazem essas notas. Lembrando a máxima de que tudo que é gratuíto tem pouco valor, penso que a Móbile investe bastante para ter essas páginas mes a mes nas nossas revistas (telefone, tempo do jornalista, possível atraso para fechamento de edição, desgaste junto ao cliente - tudo conforme já exposto).

Assim...

E se invertêssemos a ordem do fornecimento da informação, delegando ao cliente a responsabilidade por encaminhar deliberadamente as notas para publicação?

Explico: Reformula-se a seção deixando claro que as informações daquelas notas são de inteira responsabilidade do cliente que a postou. Ele teria uma espécie de "formulário padrão" no qual ele deve obedecer número de caracteres máximo bem como algumas dicas sobre o que ele deveria reiterar sobre seu produto.

Algumas outras regrinhas de comportamento para essa seção também poderia ser levado em conta.

1. Imagem da nota diferente da imagem do anúncio.
2. Prazo máximo para entrega
3. e as demais colocações que já foram feitas aqui neste fórum.

Penso que se formos por esse caminho, poderíamos fazer um pequeno folder explicativo para uso de nossos vendedores no qual deixamos bem claro as regras do jogo.

E aí? Será que atravessei o córguinho? rsrsrsrs

Se gostarem da idéia, podemos melhorá-la.

Abraços

Oi, Cida.
O espaço é pra isso mesmo. Pra debater e pra colocar idéias para discussão!

E acho que poderíamos pensar em inverter também a forma como o cliente vê as notas. Ele tem que perceber algum valor, alguma importância. Se isso acontecer, as coisas certamente vão melhorar!

Olá Maurício!
Pois então...
Penso que essa inversão poderia trazer para o nosso cliente a reflexão sobre o valor da ferramenta que ele tem nas mãos. Acredito também que um trabalho bacana feito pelo nosso comercial a fim de qualificar essa seção junto ao cliente faria toda a diferença.
É como disse anteriormente: neste momento é gratuito e tem muita gente tentando dar suporte a comunicação de sua empresa ou produto sem nenhum custo.
Se ele for anunciar tem custo. Se ele contratar assessoria de imprensa para garantir essas notas em revistas tem custo. Ele precisa pensar mais sobre isso e dar o devido valor.
Enfim, penso que uma reformulação no método de execução pode trazer uma significativa melhora no dia-a-dia e também para a própria revista de forma mais ampla sobretudo ao que se refere a qualidade se sua comunicação.

Concordo com o caminho apontado pela Cida: mostrar ao cliente que a nota comercial tem um apelo próximo ao do anúncio (não maior, senão ele pode achar que não precisa anunciar). Mas acho que esse trabalho deve ser feito tanto pelo contato comercial quanto pelo jornalista no momento de solicitar as informações para a nota.

Gostei da idéia da Cida de entregar um folder ao cliente explicando o que é o quê. Porque pode haver a chance de ele esquecer o que tenha sido explicado e o jornalista ter que falar tudo de novo. Acho que tudo que está por escrito tem mais valor.

Bem lembrado Daniela.
Não se trata de substituir uma nota por um anúncio, mas de fazer o cliente entender que está recebendo uma assessoria de imprensa sem nenhum custo e que isto é complementar ao seu anúncio.
Percebo no nosso dia-a-dia que o grau de exigência dos clientes aumenta rapidamente e isto será um problema para nós se nunca dividirmos com ele as responsabilidades de uma boa imagem, fotografada por bons profissionais, de uma informação rápida e verdadeira ao jornalista para que ele possa saber o que escrever e não colocar em cheque a própria revista por estar publicando um equívoco, um briefing mais completo que ajude a criação a elaborar melhor a sua comunicação, enfim, se conseguirmos nos impor diante do cliente apenas como um veículo preocupado com a qualidade mas delegando a ele a responsabilidade da qualidade da informação (em todos os níveis) acho que teremos a segurança de fazer um bom trabalho e planejar melhor os prazos de entrega das nossas revistas.

Achei interessante a idéia do folder, que serviria como uma espécie de lei tanto para vendedores quanto clientes. Explicaria o que é a nota e como proceder para obter sua publicação. Certamente ambos, vendedores e clientes, a valorizariam mais.

Quanto ao debate pelo Forum, estamos evoluindo bastante. Estou em Natal debatendo como se estivesse aí com vcs. Neste Forum, entretanto, estou sentindo falta da participação representantes do Comercial, que nos daria o ponto de vista do vendedor e evitaria olhássemos a questão somente pela visão dos jornalistas e da Criação. Também estou sentindo falta de participação mais ativa dos editores, os que mais sofrem as consequências da falta de um processo bem definido aceito por todos os envolvidos na questão das notas.

Em outras palavras, se não houver a participação de todas as partes envolvidas, não chegaremos a um acordo, mas a uma decisão que contemplará somente a visão (e interesses) de algumas partes. Sugiro a todos que peçam ao Maurício que prorrogue o Forum e que convidemos pelo menos um representante do Comercial a conversar aqui conosco sobre o assunto.

A participação de todos é realmente fundamental. Não só dos editores, mas do pessoal da sucursal também, que participou bem só no início do fórum. Esse nosso espaço é uma ferramenta que todos devem sempre acompanhar e não apenas olhar quando eu mando um spam.

Quanto ao envolvimento de um representante do comercial, acho que seria sim dar um passo adiante, já que o tema que debatemos aqui envolve algo que é de interesse deles também! Afinal, a solução não tem que ser boa só pra gente. Ela tem que ser boa para a empresa como todo!

Mas, dessa vez, vamos dar dois passos para frente!

Vamos envolver todos do departamento comercial no nosso debate. Enviei a todos os vendedores um email convidando-os a entrar no fórum e a debater esse assunto com a gente! Então, a partir de agora, este tópico aqui envolve todo o jornalismo, todo o comercial, mais os representantes da produção, da web, da criação, da Gestão de Pessoas, e do marketing! Também envolve a matriz e todas as sucursais!

O fórum fica estendido até a próxima quarta-feira, dia 10 de setembro, e todos que já estavam envolvidos até aqui ganharam ainda mais um tempinho para pensar no assunto e colocar suas idéias e sugestões!

O pessoal do comercial que entra no dabte a partir de agora, pode ver e comentar o que já foi debatido aqui nos posts anteriores, e pode participar com novas idéias!

Bom (novo) debate a todos!!!
P.S - As regras continuam as mesmas do primeiro post!!!!!!!!!!! Estamos discutindo as seções fixas das revistas. Não estamos falando de cobertura de feiras!!!!!

Oi Mauricio,

tudo bom?

Em relação às fotos das notas, em especial em "Empresas e empresários", já aconteceu de várias vezes o comercial acabar escolhendo a foto que entra. Isso é certo? Quero dizer, em notas desse tipo, devemos nos remeter somente ao editor da revista ou ao comercial? Na minha opinião, por mais que o espaço na seção seja fruto de um acordo comercial, é o jornalismo que deve decidir o que entra ou não, afinal, é o jornalismo que literalmente "transpira" para ir atrás do material.

Outra coisa: várias empresas praticamente exigem ver a nota antes dela ser publicada para assim ela ser aprovada ou não. Isso eu não faço, só em casos extremos. Acho que isso deve ser mais tópico que o comercial deve explicar ao cliente: se este mandar todas as informações, e principalmente, CORRETAS, não tem o porquê da nota ser aprovada ou não.

CIDINHA escreveu:Oi Mauricio,

tudo bom?

Oi, Cidinha!!!! Muito bom ver você por aqui!!!!!!!!
Legal mesmo!!! Leia o que todos estão falando e participe também, tá?
Sua opinião vale bastante!

Abraço!